Ihr Telefon klingelt.
Die KI antwortet.
Der KI-Telefonagent nimmt ab, wenn niemand eine Hand frei hat, erledigt Routinen selbst und stellt wichtige Anrufe zu Ihnen durch.
Das Wichtigste in Kürze
Ein KI-Telefonagent, auch KI-Telefonassistent genannt, nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team keine Zeit hat – auch abends, am Wochenende und am Ruhetag. Er spricht natürlich, bucht Termine direkt in Ihren Kalender, trägt Rückrufwünsche vollständig ins CRM ein und stellt wichtige Anrufe mit Ankündigung zu Ihnen durch.
- Für wen
- Kleine und mittlere Betriebe: Handwerk, Arztpraxen, Einzelhandel, Gastronomie, Beratung
- Ihre Telefonnummer
- Bleibt. Anrufe, die niemand annimmt, gehen per Rufumleitung an den Agenten.
- Anbindung
- Kalender, CRM, Onlineshop, Warenwirtschaft, Telefonanlage
- Betreuung
- Laufende Auswertung aller Gespräche und Nachschärfen nach dem Start
- Sprachen
- Deutsch und Englisch, auf Wunsch weitere
- Datenschutz
- DSGVO-konform, Betrieb in der EU, keine Gesprächsaufzeichnung nötig
Was ist ein KI-Telefonagent?
Ein KI-Telefonagent ist eine Software, die eingehende Anrufe entgegennimmt und in natürlicher Sprache mit dem Anrufer spricht. Kein Tastendrücken, kein „Bitte warten“, sondern ein echtes, flüssiges Gespräch.
Der Agent ersetzt Ihr Team nicht. Er nimmt die Anrufe an, für die gerade niemand Zeit hat, und erledigt, was sich am Telefon erledigen lässt. Weil er direkt mit Ihrem CRM verbunden ist, steht jedes Gespräch sofort in Ihrem System. Es gibt keinen Anrufbeantworter mehr abzuhören und keine Zettel abzutippen.
Für Ihr Team
- Niemand wird mehr mitten in der Arbeit ans Telefon gerissen
- Kein Anrufbeantworter abhören, keine Notizen abtippen: alles steht im CRM
- Vorbereitet zurückrufen: Name, Nummer und Anliegen liegen vor
- Routineanfragen erledigen sich, ohne dass jemand eingreift
Für Ihre Kunden
- Es geht immer jemand ran, auch abends, am Wochenende und am Ruhetag
- Termin sofort gebucht, ohne auf einen Rückruf zu warten
- Bestandskunden werden erkannt und mit Namen angesprochen
- Auf Deutsch, Englisch und auf Wunsch in weiteren Sprachen
So läuft ein Anruf ab
Vom Klingeln bis zum Eintrag im CRM, ohne dass jemand aus Ihrem Team dafür die Arbeit unterbrechen muss.
- 1
Abnehmen
Nimmt Ihr Team nicht ab, geht der Anruf per Rufumleitung an den Agenten. Er meldet sich sofort und stellt sich offen als KI-Assistent Ihres Betriebs vor.
- 2
Erkennen
Ruft ein Bestandskunde an, erkennt der Agent ihn an der Telefonnummer und spricht ihn mit Namen an.
- 3
Verstehen
Der Anrufer erzählt frei, worum es geht. Der Agent fragt gezielt nach, bis das Anliegen klar ist.
- 4
Erledigen
Termine bucht, verschiebt oder storniert er direkt im Kalender. Fragen zu Produkten, Leistungen, Bestellungen und Lieferterminen beantwortet er aus Ihren Daten.
- 5
Weitergeben
Braucht es einen Menschen, stellt er durch und kündigt den Anrufer vorher mit Namen und Anliegen an. Ist niemand frei, nimmt er einen vollständigen Rückrufwunsch auf und markiert dringende.
- 6
Festhalten
Jedes Gespräch steht sofort mit Anliegen und nächstem Schritt in Ihrem CRM. Nichts geht verloren, nichts muss abgetippt werden.
Funktionen im Detail
Welche Funktionen Ihr Agent bekommt, legen wir gemeinsam fest. Jede ist mit einem Ihrer Systeme verbunden, damit am Telefon nicht nur geredet, sondern erledigt wird.
Wenn jemand anruft
Erreichbar außerhalb der Öffnungszeiten
Abends, am Wochenende und am Ruhetag nimmt der Agent ab, statt dass der Anruf auf dem Anrufbeantworter landet.
Termine buchen, verschieben, absagen
Direkt in Ihrem Kalender oder Buchungssystem, mit freien Zeiten in Echtzeit.
Fragen zu Produkten und Leistungen
Aus den Informationen, die Sie ihm geben: Sortiment, Leistungen, Abläufe, häufige Fragen.
Auskunft zu Bestellung und Liefertermin
Aus Ihrem Onlineshop, Ihrer Warenwirtschaft oder Ihrem Auftragssystem.
Bestandskunden erkennen
An der Telefonnummer, mit Namen und Kundenhistorie aus Ihrem CRM.
Rückrufwünsche vollständig im CRM
Name, Nummer und Anliegen in den Worten des Kunden. Wer schon länger wartet, wird als dringend markiert.
Durchstellen mit Ankündigung
Warmweiterleitung: Ihr Mitarbeiter hört vor dem Gespräch, wer anruft und worum es geht.
Notfälle erkennen und weiterleiten
Für Betriebe mit Bereitschaft: Echte Notfälle gehen sofort an die richtige Nummer, alles andere wartet bis zum nächsten Tag.
Mehrsprachig
Der Agent spricht Deutsch und Englisch, auf Wunsch auch weitere Sprachen.
Andere Richtung
Der Agent ruft selbst an
Hier wartet er nicht auf Anrufe, sondern meldet sich von sich aus bei Ihren Kunden.
Terminerinnerungen
Der Agent ruft vor dem Termin an, lässt ihn bestätigen oder verschiebt ihn gleich im Kalender. So platzen weniger Termine.
Wartung, Inspektion, Kontrolle
Ist ein wiederkehrender Termin fällig, ruft der Agent an und legt ihn in eine Woche, in der Sie Luft haben.
Einwilligung: Für Erinnerungsanrufe brauchen Sie das Einverständnis Ihrer Kunden. Das lässt sich nach und nach einholen: beim nächsten Kundenkontakt im Laden oder in der Praxis, per E-Mail an Ihre Kunden, oder der Agent fragt selbst nach, wenn ein Bestandskunde anruft.
So läuft die Einführung ab
Wie lange es bis zum Livegang dauert, hängt von den Funktionen und Systemen ab. Den Zeitplan legen wir gemeinsam fest.
- 1
Erstgespräch
Wir schauen, welche Anrufe bei Ihnen ankommen und welche Funktionen Ihr Agent haben soll.
- 2
Was Sie liefern
Den Rest übernehme ich. Von Ihnen brauche ich:
- die gewünschten Funktionen
- Abläufe für bestimmte Fälle, zum Beispiel Notfall oder Reklamation
- die Fragen, die der Agent beantworten soll
- Ihre Produkte und Leistungen
- Zugänge zu CRM, Kalender, Shop oder anderen Systemen
- 3
Einrichtung und Anbindung
Ich richte den Agenten auf Ihren Betrieb ein und verbinde ihn mit Ihren Systemen.
- 4
Testen
Sie rufen selbst an und probieren aus. Was noch nicht passt, passe ich an.
- 5
Livegang
Die Rufumleitung wird eingeschaltet. Ihre Telefonnummer bleibt dieselbe.
Nach dem Start: laufende Qualitätssicherung
Ein Telefonagent ist nach dem Livegang nicht fertig. Er wird mit jeder Woche besser, weil ich dranbleibe:
- Ich werte alle eingehenden Gespräche aus
- Fehler finde ich und behebe sie
- Fragt ein Anrufer etwas, das der Agent noch nicht beantworten kann, frage ich bei Ihnen nach und ergänze es
- Abläufe und Formulierungen schärfe ich laufend nach
Anbindungen
- Kalender und Buchungssystem: Termine direkt eintragen, verschieben, absagen
- CRM: Jedes Gespräch steht mit Anliegen und nächstem Schritt in Ihrem System
- Telefonanlage: Rufumleitung und Durchstellen mit Ankündigung
- Onlineshop und Warenwirtschaft: Auskunft zu Bestellungen und Lieferterminen aus Ihren Daten
Kosten
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Anrufe der Agent annimmt und welche Systeme angebunden werden. Es gibt eine einmalige Einrichtung und überschaubare laufende Kosten. Ein konkretes Angebot erstelle ich Ihnen im persönlichen Gespräch.
Wo ein Mensch besser ist
Individuelle Beratung, die wirklich in die Tiefe geht, gehört weiter zu Ihnen und Ihrem Team. Der Agent erkennt solche Anliegen, stellt während der Öffnungszeiten mit Ankündigung durch oder legt einen Rückrufwunsch an, damit Sie sich die Zeit für das Gespräch nehmen können. Er übernimmt die Routine, damit genau dafür mehr Zeit bleibt.
Häufige Fragen zum KI-Telefonagenten
Klingt der KI-Telefonagent wirklich natürlich?
Ja. Moderne KI-Telefonagenten antworten in unter einer Sekunde, sprechen flüssig und verstehen auch, wenn jemand frei erzählt. Trotzdem stellt sich der Agent zu Beginn offen als KI-Assistent vor. Das ist ehrlich, und seit August 2026 ist es ohnehin Pflicht.
Was passiert, wenn der Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Dafür legen wir gemeinsam Regeln fest. Während Ihrer Öffnungszeiten stellt der Agent den Anrufer zu Ihnen oder Ihrem Team durch und kündigt ihn vorher mit Namen und Anliegen an. Ist niemand frei, nimmt er einen Rückrufwunsch auf und trägt ihn vollständig in Ihr CRM ein. Kein Anrufer endet in einer Sackgasse.
Auf welche Nummern kann der Agent geschaltet werden?
Auf nahezu jede Rufnummer, ob Festnetz oder Mobil. Meist bleibt Ihre bestehende Nummer: Anrufe, die Ihr Team nicht annimmt, gehen per Rufumleitung an den Agenten. Wie genau, hängt von Ihrer Telefonanlage ab.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das ist sehr individuell. Es hängt davon ab, welche Funktionen Ihr Agent bekommen soll, welche Systeme angebunden werden und wie schnell die Informationen aus Ihrem Betrieb vorliegen. Einen realistischen Zeitplan besprechen wir im Erstgespräch. In den ersten Wochen schauen wir gemeinsam auf echte Gespräche und schärfen nach.
Wollen meine Kunden überhaupt mit einer KI sprechen?
Das hängt vor allem davon ab, wie gut der Agent gemacht ist. Wer sofort einen Termin bekommt, statt auf dem Anrufbeantworter zu landen, ist zufrieden. Dazu kommt ein Gewöhnungseffekt: Telefon-KI wird schnell zum Standard, so wie es Online-Terminbuchung schon ist. Und wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird durchgestellt oder zurückgerufen.
Was muss ich für die Einrichtung liefern?
Die gewünschten Funktionen, Abläufe für bestimmte Fälle, die Fragen, die der Agent beantworten soll, Ihre Produkte und Leistungen und die Zugänge zu CRM, Kalender, Shop oder anderen Systemen. Dazu etwas Zeit fürs Testen. Alles andere übernehme ich.
Was passiert nach dem Start?
Ich werte alle eingehenden Gespräche aus, finde und behebe Fehler und frage bei Ihnen nach, wenn Anrufer etwas wissen wollen, das der Agent noch nicht beantworten kann. So wird er laufend besser.
Kann der Agent auch selbst anrufen?
Ja. Er erinnert an Termine und ruft an, wenn eine Wartung, Inspektion oder Kontrolle fällig ist. Dafür brauchen Sie das Einverständnis Ihrer Kunden. Das lässt sich beim nächsten Kundenkontakt einholen, per E-Mail, oder der Agent fragt selbst, wenn ein Bestandskunde anruft.
Spricht der Agent auch andere Sprachen?
Ja. Er spricht Deutsch und Englisch, auf Wunsch auch weitere Sprachen.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist. Ich arbeite mit Anbietern, die in der EU betreiben. Gespräche müssen nicht aufgezeichnet werden, und der Agent fragt nur die Daten ab, die für das Anliegen nötig sind. Anrufer erfahren gleich zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen.
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